(4242) 46-81-62 archive@sakhalin.gov.ru
Отдел информации, публикации и научного использования документов в соответствии с возложенными на него задачами в установленном порядке осуществляет следующие функции (научный сектор):
Порядок использования архивных документов определен приказом Росархива от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации».
Распоряжение министерства культуры и архивного дела Сахалинской области от 27.04.2002 № 164-р утвердило Порядок оказание услуги «Исполнение запросов юридических и физических лиц по предоставлению информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации, хранение которых осуществляет ГБУ «Государственный исторический архив Сахалинской области» регламентирует сроки и последовательность процедур и действий при ее предоставлении.
Электронная почта для направления заявлений-запросов: archive@sakhalin.gov.ru
Начальник отдела: Ким Чан Ок (Ким Тамара Гильевна) Тел.: 8(4242) 468159, электронная почта: encsakhalin2008@gmail.com;
Специалисты:
Заведующий сектором по работе с населением: Дворяшина Ольга Владимировна Тел.: 8(4242) 468158, электронная почта: o.dvoryashina@sakhalin.gov.ru;
Главный архивист, ответственный за использование архивных документов в читальном зале архива: Батурин Даниил Дмитриевич Тел. 8(4242) 464135 электронная почта: d.baturin@sakhalin.gov.ru
1. Архивная информация, необходимая для исполнения запросов содержится в документах официального происхождения, образовавшихся в процессе документирования жизнедеятельности человека как гражданина общества. В их числе: акты гражданского состояния, дипломы и свидетельства об образовании, многочисленные виды документов, отражающие сведения о трудовой деятельности, гражданское состояния, образование, прохождение военной службы, награждение орденами и медалями, присвоение почетных знаков и почетных званий, присуждение государственных премий, участие в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг. и в других военных конфликтах, пребывание в детских учреждениях интернатного типа, имущественные права, уголовно-исполнительные действия и политические репрессии в отношении граждан, состоянии здоровья, местах проживания, официальных заслугах перед обществом и государством, другие факты биографии человека, которые определяют его имущественное право или право на соответствующее государственное социальное обеспечение.
По объективным причинам не все запросы исполняются государственными архивами с положительным результатом из-за отсутствия на хранении документов с соответствующей информацией. Так, согласно законодательно установленным нормам и правилам в течение 75 лет с момента создания документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда, хранятся в архивах организаций. В государственные архивы принимается небольшая часть названных документов, имеющих научную и историческую ценность.
В государственных архивах субъектов Российской Федерации практически не хранятся документы организаций и учреждений военных ведомств. Соответствующие запросы исполняются, как правило, в РГАВМФ и РГВА.
2. Основные понятия, применяемые при предоставлении информационных услуг архива:
архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;
конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;
персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
3. Исполнение запросов социально-правового характера связано с использованием информации из архивных документов, составляющей персональные данные человека. Часть этой информации является конфиденциальной и относится к информации ограниченного доступа. Согласно ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" «…ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов». После истечения 75 лет дела и документы, содержащие такую информацию, становятся общедоступными, за исключением дел и документов личного происхождения, переданных в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа.
4. Правом получения конфиденциальных персональных данных обладают:
Правом получить конфиденциальные персональные данные в качестве ответа на официальный мотивированный письменный запрос, в котором указываются цель получения информации и форма ее использования обладают также сотрудники организаций – фондообразователей и их правопреемников; органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (по делам, находящимся в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.
Прием заявлений от граждан о другом лице осуществляется только при условии подтверждения его родственных, имущественных, наследственных или иных отношений к лицу, о котором он запрашивает информацию.
Обоснованный запрос в архив о другом лице может быть сделан в интересах заявителя от заинтересованной организации (суд, прокуратура).
5. Рассмотрение запросов заявителей:
Архив рассматривает запросы заявителей, поступившие при личном обращении, по почте, факсу, электронной почте, через единый портал и региональные порталы государственных и муниципальных услуг, по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия, через сайт архивного учреждения.
5.1. Заявителями могут быть:
5.2. Запрос рассматривается и исполняется архивом, если в нем указаны:
5.3. Запрос может быть не принят к исполнению, если:
Письмо архива с информацией о том, что запрос не принят к исполнению готовится руководителем профильного структурного подразделения, или назначенным им сотрудником, подписывается руководством архива и направляется заявителю в течение 5 дней со времени регистрации запроса.
Если запрос написан на иностранном языке, архив возвращает его заявителю с уведомлением, что к исполнению принимаются только запросы, написанные на русском языке.
5.4. Принятый к исполнению запрос выполняется в соответствии с установленными сроками в порядке очередности по дате регистрации обращения заявителя:
5.5. Консультирование, предваряющее составление/отправление запроса, может осуществляться при личном общении. Письменный ответ заявителю, обратившемуся за консультацией в письменном виде, должен быть подготовлен в течение 5 дней со дня регистрации запроса.
5.6. Информационные документы архива высылаются по почте простыми письмами, подлинные документы - ценными.
5.6.1. Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом по почте непосредственно в адреса заявителей.
5.6.2. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
5.7. Исполнение запросов об имущественных правах.
В составе запросов социально-правового характера особую группу составляют обращения граждан, нуждающихся в подтверждении имущественных прав. Это запросы о подтверждении фактов: передачи земель в наследование, личное пользование; участия в долевом строительстве, приеме строения в эксплуатацию; о праве застройки; улучшения жилищных условий; купли-продажи имущества, регистрации жилого дома; аренды помещения. Они могут быть отнесены к категории социально-правовых, если имеется подтверждение органа, устанавливающего право гражданина на получение государственных социальных льгот.
Основными источниками, подтверждающими имущественные права граждан по названным вопросам, являются документы, отложившиеся:
5.8. Исполнение запросов об уголовно-процессуальных действиях, о репрессиях.
Запросы социально-правового характера об уголовно-исполнительных действиях и репрессиях против отдельных граждан и целых групп населения связаны с поиском сведений (сохранившихся частично) о судимости, мере наказания, отбытии наказания, освобождении, реабилитации, раскулачивании, конфискации имущества, выселении, депортации, лишении (восстановлении) избирательных прав, принадлежности к числу семьи раскулаченных.
В случае отсутствия запрашиваемых сведений в документах архива гражданину сообщаются адреса организаций и хранилищ, куда заявитель может обратиться для продолжения поиска.
Запросы данной категории, как правило, относятся к группе повышенной сложности по причине исключительной трудоемкости их исполнения (отсутствие в подавляющем большинстве случаев на хранении именных указателей, личных дел потерпевших, нарушение алфавитного принципа формирования списков фамилий и территорий в делах и др.).
6. Группы конфиденциальных персональных данных:
7. Сведения по читальному залу ГБУ «Государственный исторический архив Сахалинской области»
Местонахождение: здание ГБУ «ГИАСО», 693007, г. Южно-Сахалинск, ул. Дзержинского, д. 72, каб. № 105, 1 этаж
Режим работы: Понедельник – четверг: с 10:00 до 17:00
Пятница – воскресенье: выходной
Обеденный перерыв: с 13:00 до 14:00
Контакты, регистрация и прием заявлений: раб. тел.: 8 (4242) 46-41-35, заявления и анкеты на работу в читальном зале принимаются лично непосредственно в ч/з (формы бланков имеются в ч/з), либо в часы приема через приемную граждан ГБУ «ГИАСО» (каб. № 115, 1 этаж, понедельник-четверг: с 9:30 до 13:00, пятница-воскресенье: выходной, обеденный перерыв: с 13:00 до 14:00, раб. тел. 8 (4242) 46-81-58), а также по эл. почте ГБУ «ГИАСО»: archive@sakhalin.gov.ru) и на официальном сайте (www.giaso.ru) и через услуги почтовой связи («Почта России»). Регистрация заявлений - через приемную ГБУ «ГИАСО» (каб. № 102, 1 этаж, раб. тел.: 8 (4242) 46-81-62)
Оснащение и оборудование: Читальный зал оснащен 6 рабочими местами вместимостью до 12 человек. В текущем году Архивом была проведена серьезная модернизация программного обеспечения, позволяющего посетителям читального зала использовать многоуровневый и многоаспектный поиск материалов по различным параметрам (по персоналиям, по географическому параметру, по хронологии, объекту, тематическим параметрам и др.). В наличии 4 автоматизированных рабочих места (АРМ) с ПК-терминалами, подключенными к локальному серверу. Кроме того, ч/з оборудован КПА Xerox VersaLink B7025 для изготовления архивных копий документов по заявкам пользователей ч/з, а также оснащен 6 несгораемыми металлическими шкафами для хранения НСА. В читальном зале ГБУ «ГИАСО» ведутся журналы посещений и выдачи описей фондов пользователям, имеется система видеонаблюдения.