Государственный исторический
архив  Сахалинской  области

Использование архивных документов

Отдел информации, публикации и научного использования документов в соответствии с возложенными на него задачами в установленном порядке осуществляет следующие функции (научный сектор):

1. Исполнение запросов органов исполнительной власти, социально-правового характера, о применении незаконных репрессий к гражданам в 1920-е – 1930-е гг., об имущественных правах и актах гражданского состояния, тематических, генеалогических (сектор по работе с населением);
2. Осуществление приёма граждан, рассмотрение заявлений граждан (сектор по работе с населением);
3. Организация работы читального зала для пользователей архива (сектор по работе с населением);
4. Научно-исследовательская и просветительская деятельность на основе документов и материалов архива:
   • подготовка публикаций (сборники документов и материалов, статьи в периодических изданиях);
   • брошюры в серии «По следам архивных находок»;
   • рецензирование краеведческой литературы,
   • серийное издание календарей «История Сахалинской области в фотографиях»;
   • выступление на научных и научно-практических конференциях;
   • популяризация ретроспективной информации через экспонирование архивных документов, проведение информационных и научно-практических мероприятий;
   • проведение экскурсий по архиву;
   • участие в радио и телепередачах.

Порядок использования архивных документов определен приказом Росархива от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации».

Распоряжение министерства культуры и архивного дела Сахалинской области от 27.04.2002 № 164-р утвердило Порядок оказание услуги «Исполнение запросов юридических и физических лиц по предоставлению информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации, хранение которых осуществляет ГБУ «Государственный исторический архив Сахалинской области» регламентирует сроки и последовательность процедур и действий при ее предоставлении.

Электронная почта для направления заявлений-запросов: archive@sakhalin.gov.ru

Начальник отдела: Ким Чан Ок (Ким Тамара Гильевна) Тел.: 8(4242) 468159, электронная почта: encsakhalin2008@gmail.com;

Специалисты:

Заведующий сектором по работе с населением: Дворяшина Ольга Владимировна Тел.: 8(4242) 468158, электронная почта: o.dvoryashina@sakhalin.gov.ru;

Главный архивист, ответственный за использование архивных документов в читальном зале архива: Батурин Даниил Дмитриевич Тел. 8(4242) 464135 электронная почта: d.baturin@sakhalin.gov.ru

1. Архивная информация, необходимая для исполнения запросов содержится в документах официального происхождения, образовавшихся в процессе документирования жизнедеятельности человека как гражданина общества. В их числе: акты гражданского состояния, дипломы и свидетельства об образовании, многочисленные виды документов, отражающие сведения о трудовой деятельности, гражданское состояния, образование, прохождение военной службы, награждение орденами и медалями, присвоение почетных знаков и почетных званий, присуждение государственных премий, участие в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг. и в других военных конфликтах, пребывание в детских учреждениях интернатного типа, имущественные права, уголовно-исполнительные действия и политические репрессии в отношении граждан, состоянии здоровья, местах проживания, официальных заслугах перед обществом и государством, другие факты биографии человека, которые определяют его имущественное право или право на соответствующее государственное социальное обеспечение.

По объективным причинам не все запросы исполняются государственными архивами с положительным результатом из-за отсутствия на хранении документов с соответствующей информацией. Так, согласно законодательно установленным нормам и правилам в течение 75 лет с момента создания документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда, хранятся в архивах организаций. В государственные архивы принимается небольшая часть названных документов, имеющих научную и историческую ценность.

В государственных архивах субъектов Российской Федерации практически не хранятся документы организаций и учреждений военных ведомств. Соответствующие запросы исполняются, как правило, в РГАВМФ и РГВА.

2. Основные понятия, применяемые при предоставлении информационных услуг архива:

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;

конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

3. Исполнение запросов социально-правового характера связано с использованием информации из архивных документов, составляющей персональные данные человека. Часть этой информации является конфиденциальной и относится к информации ограниченного доступа. Согласно ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" «…ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов». После истечения 75 лет дела и документы, содержащие такую информацию, становятся общедоступными, за исключением дел и документов личного происхождения, переданных в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа.

4. Правом получения конфиденциальных персональных данных обладают:

• субъект персональных данных;
• после смерти субъекта персональных данных - его наследники;
• доверенные лица субъекта персональных данных, его наследников (при наличии нотариально заверенных доверенностей).

Правом получить конфиденциальные персональные данные в качестве ответа на официальный мотивированный письменный запрос, в котором указываются цель получения информации и форма ее использования обладают также сотрудники организаций – фондообразователей и их правопреемников; органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (по делам, находящимся в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

Прием заявлений от граждан о другом лице осуществляется только при условии подтверждения его родственных, имущественных, наследственных или иных отношений к лицу, о котором он запрашивает информацию.

Обоснованный запрос в архив о другом лице может быть сделан в интересах заявителя от заинтересованной организации (суд, прокуратура).

5. Рассмотрение запросов заявителей:

Архив рассматривает запросы заявителей, поступившие при личном обращении, по почте, факсу, электронной почте, через единый портал и региональные порталы государственных и муниципальных услуг, по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия, через сайт архивного учреждения.

5.1. Заявителями могут быть:

• российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
• органы государственной власти, местного самоуправления;
• организации и общественные объединения;
• юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации или в силу наделения их заявителями полномочиями выступать от их имени, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.2. Запрос рассматривается и исполняется архивом, если в нем указаны:

• наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя и отчество, число, месяц и год рождения;
• почтовый и/или электронный адреса заявителя;
• тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
• личная подпись гражданина или подпись должностного лица.

5.3. Запрос может быть не принят к исполнению, если:

• запрос не содержит наименования юридического лица, для гражданина - фамилии, имени, отчества; почтового и/или электронного адреса заявителя;
• запрос не поддается прочтению. В таком случае ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилию и почтовый адрес можно прочитать;
• ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Заявителя информируют, что необходимая ему информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение таких сведений;
• в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель архива или уполномоченное на это должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу. Архив письменно уведомляет заявителя о принятом решении и причинах его принятия;
• в нем содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угроза жизни, здоровью и имуществу должностного и/или частного лица, а также членов его семьи. Руководитель архива или уполномоченное на это лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом на доступ к информации.

Письмо архива с информацией о том, что запрос не принят к исполнению готовится руководителем профильного структурного подразделения, или назначенным им сотрудником, подписывается руководством архива и направляется заявителю в течение 5 дней со времени регистрации запроса.

Если запрос написан на иностранном языке, архив возвращает его заявителю с уведомлением, что к исполнению принимаются только запросы, написанные на русском языке.

5.4. Принятый к исполнению запрос выполняется в соответствии с установленными сроками в порядке очередности по дате регистрации обращения заявителя:

• 30 дней с момента регистрации запроса, срок может быть при необходимости продлен;
• запрос, требующий выявление информации, не содержащейся в документах архива, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя.

5.5. Консультирование, предваряющее составление/отправление запроса, может осуществляться при личном общении. Письменный ответ заявителю, обратившемуся за консультацией в письменном виде, должен быть подготовлен в течение 5 дней со дня регистрации запроса.

5.6. Информационные документы архива высылаются по почте простыми письмами, подлинные документы - ценными.

5.6.1. Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом по почте непосредственно в адреса заявителей.

5.6.2. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

5.7. Исполнение запросов об имущественных правах.

В составе запросов социально-правового характера особую группу составляют обращения граждан, нуждающихся в подтверждении имущественных прав. Это запросы о подтверждении фактов: передачи земель в наследование, личное пользование; участия в долевом строительстве, приеме строения в эксплуатацию; о праве застройки; улучшения жилищных условий; купли-продажи имущества, регистрации жилого дома; аренды помещения. Они могут быть отнесены к категории социально-правовых, если имеется подтверждение органа, устанавливающего право гражданина на получение государственных социальных льгот.

Основными источниками, подтверждающими имущественные права граждан по названным вопросам, являются документы, отложившиеся:

• в фондах органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, партийных, профсоюзных, налоговых, судебных органов: выделение жилья, наличие и передача различным способом земельной и имущественной собственности (купля-продажа, обмен, наследование), отвод земельных участков, передача помещений в аренду, прием помещений в эксплуатацию;
• в фондах нотариальных контор, бюро технической инвентаризации: имущественные права на наследство, отвод земли под застройку, передача земельной и имущественной собственности различным способом: купля-продажа, обмен, наследование, в том числе на основании договоров о бессрочном пользовании земельными участками;
• в фондах колхозов и совхозов, организаций и предприятий: имущественные права на землю, строения.

5.8. Исполнение запросов об уголовно-процессуальных действиях, о репрессиях.

Запросы социально-правового характера об уголовно-исполнительных действиях и репрессиях против отдельных граждан и целых групп населения связаны с поиском сведений (сохранившихся частично) о судимости, мере наказания, отбытии наказания, освобождении, реабилитации, раскулачивании, конфискации имущества, выселении, депортации, лишении (восстановлении) избирательных прав, принадлежности к числу семьи раскулаченных.

В случае отсутствия запрашиваемых сведений в документах архива гражданину сообщаются адреса организаций и хранилищ, куда заявитель может обратиться для продолжения поиска.

Запросы данной категории, как правило, относятся к группе повышенной сложности по причине исключительной трудоемкости их исполнения (отсутствие в подавляющем большинстве случаев на хранении именных указателей, личных дел потерпевших, нарушение алфавитного принципа формирования списков фамилий и территорий в делах и др.).

6. Группы конфиденциальных персональных данных:

• сведения, содержащиеся в актах гражданского состояния (дата рождения, бракосочетания, расторжения брака (развода), смерти;
• биометрические персональные данные (сведения, которые характеризуют физиологические особенности человека, на основе которых можно установить его личность: отпечатки пальцев, цифровая фотография, форма пальцев, носа, ушей, почерк, походка, распознавание голоса, радужной оболочки глаза, анализ ДНК и др.);
• информация о частной жизни;
• информация о личной, семейной тайне;
• информация об интимной жизни;
• информация, составляющая тайну усыновления (удочерения);
• информация о расовой, национальной принадлежности;
• информация о политических взглядах, религиозных или философских убеждениях;
• информация о состоянии здоровья;
• информация о судимости;
• информация об имущественном и финансовом положении;
• информация об интеллектуальной собственности;
• персональные данные работника;
• сведения, создающие угрозу для безопасности человека.

7. Сведения по читальному залу ГБУ «Государственный исторический архив Сахалинской области»

Местонахождение: здание ГБУ «ГИАСО», 693007, г. Южно-Сахалинск, ул. Дзержинского, д. 72, каб. № 105, 1 этаж

Режим работы: Понедельник – четверг: с 10:00 до 17:00

Пятница – воскресенье: выходной

Обеденный перерыв: с 13:00 до 14:00

Контакты, регистрация и прием заявлений: раб. тел.: 8 (4242) 46-41-35, заявления и анкеты на работу в читальном зале принимаются лично непосредственно в ч/з (формы бланков имеются в ч/з), либо в часы приема через приемную граждан ГБУ «ГИАСО» (каб. № 115, 1 этаж, понедельник-четверг: с 9:30 до 13:00, пятница-воскресенье: выходной, обеденный перерыв: с 13:00 до 14:00, раб. тел. 8 (4242) 46-81-58), а также по эл. почте ГБУ «ГИАСО»: archive@sakhalin.gov.ru) и на официальном сайте (www.giaso.ru) и через услуги почтовой связи («Почта России»). Регистрация заявлений - через приемную ГБУ «ГИАСО» (каб. № 102, 1 этаж, раб. тел.: 8 (4242) 46-81-62)

Оснащение и оборудование: Читальный зал оснащен 6 рабочими местами вместимостью до 12 человек. В текущем году Архивом была проведена серьезная модернизация программного обеспечения, позволяющего посетителям читального зала использовать многоуровневый и многоаспектный поиск материалов по различным параметрам (по персоналиям, по географическому параметру, по хронологии, объекту, тематическим параметрам и др.). В наличии 4 автоматизированных рабочих места (АРМ) с ПК-терминалами, подключенными к локальному серверу. Кроме того, ч/з оборудован КПА Xerox VersaLink B7025 для изготовления архивных копий документов по заявкам пользователей ч/з, а также оснащен 6 несгораемыми металлическими шкафами для хранения НСА. В читальном зале ГБУ «ГИАСО» ведутся журналы посещений и выдачи описей фондов пользователям, имеется система видеонаблюдения.