Государственный исторический
архив  Сахалинской  области

(4242) 46-81-62

Информационная справка по исполнению запросов архивами

Отправить запрос

Согласно Конституции Российской Федерации гражданин вправе обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления, свободно искать и получать информацию, в том числе социально-правового характера, любым законным способом, если такая информация не содержит государственной тайны и не нарушает права и свободы других лиц, обладающих в свою очередь правом на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.

Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, отнесена к числу основных полномочий Росархива, федеральных государственных архивов и государственных архивов субъектов Российской Федерации.

Архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, архивные учреждения предоставляют бесплатно.

1. Основные понятия:

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;

конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2. Архивная информация:

Архивная информация, необходимая для исполнения запросов содержится в документах официального происхождения, образовавшихся в процессе документирования жизнедеятельности человека как гражданина общества. В их числе: акты гражданского состояния, дипломы и свидетельства об образовании, многочисленные виды документов, отражающие сведения о трудовой деятельности, гражданское состояния, образование,  прохождение военной службы, награждение орденами и медалями, присвоение почетных знаков и почетных званий, присуждение государственных премий, участие в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг. и в других военных конфликтах, пребывание в детских учреждениях интернатного типа, имущественные права, уголовно-исполнительные действия и политические репрессии в отношении граждан, состоянии здоровья, местах проживания, официальных заслугах перед обществом и государством, другие факты биографии человека, которые определяют его имущественное право или право на соответствующее государственное социальное обеспечение.

По объективным причинам не все запросы исполняются государственными архивами с положительным результатом из-за отсутствия на хранении документов с соответствующей информацией. Так, согласно законодательно установленным нормам и правилам в течение 75 лет с момента создания документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда, хранятся в архивах организаций. В государственные архивы принимается небольшая часть названных документов, имеющих научную и историческую ценность.

В государственных архивах субъектов Российской Федерации практически не хранятся документы организаций и учреждений военных ведомств. Соответствующие запросы исполняются, как правило, в РГАВМФ и РГВА.

3. Исполнение запросов социально-правового характера

Исполнение запросов социально-правового характера связано с использованием информации из архивных документов, составляющей персональные данные человека. Часть этой информации является конфиденциальной и относится к информации ограниченного доступа. Согласно ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" «…ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов». После истечения 75 лет дела и документы, содержащие такую информацию, становятся общедоступными, за исключением дел и документов личного происхождения, переданных в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа.

4. Получение конфиденциальных персональных данных:

Правом получить конфиденциальные персональные данные обладает:

Правом получить конфиденциальные персональные данные в качестве ответа на официальный мотивированный письменный запрос, в котором указываются цель получения информации и форма ее использования обладают также сотрудники организаций – фондообразователей и их правопреемников; органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (по делам, находящимся в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

Прием заявлений от граждан о другом лице осуществляется только при условии подтверждения его родственных, имущественных, наследственных или иных отношений к лицу, о котором он запрашивает информацию.

Обоснованный запрос в архив о другом лице может быть сделан в интересах заявителя от заинтересованной организации (суд, прокуратура).

5. Рассмотрение запросов заявителей:

 Архив рассматривает запросы заявителей, поступившие при личном обращении, по почте, факсу, электронной почте, через единый портал и региональные порталы государственных и муниципальных услуг, по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия, через сайт архивного учреждения.

5.1. Заявителями могут быть:

5.2. Запрос рассматривается и исполняется архивом, если в нем указаны:

5.3. Запрос может быть не принят к исполнению, если:

Письмо архива с информацией о том, что запрос не принят к исполнению готовится руководителем профильного структурного подразделения, или назначенным им сотрудником, подписывается руководством архива и направляется заявителю в течение 5 дней со времени регистрации запроса.

Если запрос написан на иностранном языке, архив возвращает его заявителю с уведомлением, что к исполнению принимаются только запросы, написанные на русском языке.

5.4. Принятый к исполнению запрос выполняется в соответствии с установленными сроками в порядке очередности по дате регистрации обращения заявителя:

5.5. Консультирование, предваряющее составление/отправление запроса, может осуществляться при личном общении. Письменный ответ заявителю, обратившемуся за консультацией в письменном виде, должен быть подготовлен в течение 5 дней со дня регистрации запроса.

5.6. Информационные документы архива высылаются по почте простыми письмами, подлинные документы - ценными.

5.6.1. Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом по почте непосредственно в адреса заявителей.

5.6.2. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

5.7. Исполнение запросов об имущественных правах.

В составе запросов социально-правового характера особую группу составляют обращения граждан, нуждающихся в подтверждении имущественных прав. Это запросы о подтверждении фактов: передачи земель в наследование, личное пользование; участия в долевом строительстве, приеме строения в эксплуатацию; о праве застройки; улучшения жилищных условий; купли-продажи имущества, регистрации жилого дома; аренды помещения. Они могут быть отнесены к категории социально-правовых, если имеется подтверждение органа, устанавливающего право гражданина на получение государственных социальных льгот.

Основными источниками, подтверждающими имущественные права граждан по названным вопросам, являются документы, отложившиеся:

5.8. Исполнение запросов об уголовно-процессуальных действиях, о репрессиях.

Запросы социально-правового характера об уголовно-исполнительных действиях и репрессиях против отдельных граждан и целых групп населения связаны с поиском сведений (сохранившихся частично) о судимости, мере наказания, отбытии наказания, освобождении, реабилитации, раскулачивании,  конфискации имущества, выселении, депортации, лишении (восстановлении) избирательных прав, принадлежности к числу семьи раскулаченных.

В случае отсутствия запрашиваемых сведений в документах архива гражданину сообщаются адреса организаций и хранилищ, куда заявитель может обратиться для продолжения поиска.

Запросы данной категории, как правило, относятся к группе повышенной сложности по причине исключительной трудоемкости их исполнения (отсутствие в подавляющем большинстве случаев на хранении именных указателей, личных дел потерпевших, нарушение алфавитного принципа формирования списков фамилий и территорий в делах и др.).

7. Группы конфиденциальных персональных данных:

Отправить запрос